Ripartiamo! Sì ma, come?


Che il mondo del lavoro subirà (o meglio stia subendo) profonde modifiche è oramai un dato certo ma, come affrontare questi nuovi scenari?

Sul protocollo per gestire il lavoro in ufficio/stabilimento non mi pronuncio perché ci sono commissioni di esperti al lavoro per dettare le regole che si dovranno seguire.
Tutti però auspicano un maggior lavoro da remoto (Smart working, Lavoro Agile, Telelavoro o come si voglia chiamare) perché, oltre a rendere più snelli alcuni lavori, ridurrebbe il numero di persone “circolanti”, ma pochi si stanno preoccupando di come svolgerlo.

Quali strumenti/apparecchiature utilizzare? Come gestire la sicurezza? Quali accordi stipulare con il lavoratore?

Proviamo ad analizzare il tutto, seppur a livello macro.

STRUMENTI

Sicuramente servono software che consentano una facile gestione delle comunicazioni e, possibilmente, con un costo non troppo elevato. Programmi che consentano al lavoratore di parlarsi, scriversi (chat), scambiare files, collegarsi da remoto al proprio PC aziendale o al server ecc.

Al momento non credo che tutte queste attività siano eseguibili con un unico applicativo ma possiamo sicuramente analizzare i seguenti:

  • Video chiamate, riunioni/conferenze, chat, scambio documenti (Skype, Zoom)
  • Collegamento da remoto (LiveSupport, TeamViewer, AnyDesk, VPN)

Ce ne sono molti altri ma, per la mia esperienza, mi fermo a questi che mi sembrano in grado di svolgere quanto richiesto in modo ottimale.
Quale scegliere? Dipende. Sono tutti validi per cui dipende dalle effettive necessità e dal modo di lavorare.
Quando si conosce bene un’azienda non è difficile dare il consiglio giusto ma, senza presupposti, non sarebbe corretto fornire valutazioni in merito.

APPARECCHIATURE

Ovviamente dipendono dal lavoro da svolgere ma alcune sono ovviamene imprescindibili:

  • Personal Computer; dell’azienda o personale (BYOD)? Cambia molto nella gestione della sicurezza. Se il dispositivo è aziendale si può pretendere che l’utilizzo sia esclusivo per il telelavoro mentre così non è, ovviamente, se il dispositivo è del lavoratore che potrà usarlo in modo promiscuo. Ne deriva che l’accordo fra le parti dovrà essere diverso, sempre finalizzato a tutelare la sicurezza dei dati aziendali e la privacy ma con modalità differenti.
  • Multifunzione / Scanner. Al fine di migliorare il trasferimento dei documenti tra la sede ed il lavoratore, si rende sicuramente necessaria la presenza di una multifunzione o, in alternativa, di una stampante e di uno scanner. Poiché non si vorrà investire cifre elevate, è facile prevedere che la multifunzione avrà una funzione di scan non particolarmente performante. Se la necessità di scannerizzare dei documenti è saltuaria può andar bene; nel caso contrario sarebbe opportuno dotare la postazione del lavoratore con uno scanner documentale in grado di scannerizzare diverse pagine al minuto (40/80 pagine al minuto).

Per chi svolge lavori amministrativi, con l’avvento della fatturazione elettronica, la quantità di documenti cartacei è notevolmente diminuita (o perlomeno così dovrebbe essere se l’azienda ha saputo sfruttare i vantaggi che la fatturazione elettronica ha introdotto anziché subirne solo gli effetti negativi come, in diverse aziende, ho purtroppo riscontrato).

In ogni caso bisognerà introdurre un protocollo che preveda il nuovo flusso documentale (la bolla, una volta controllata dal magazziniere per l’arrivo merci, a chi e come dovrà essere inoltrata e così via …).

In pratica sono molti i lavori che potranno essere gestiti da remoto, ma il flusso dei dati aziendali va completamente rivisto e ottimizzato in quest’ottica.
Ritengo che, se queste operazioni verranno gestite con attenzione, potranno portare ulteriore vantaggio competitivo all’azienda ma, onestamente, non sono così ottimista.

SICUREZZA

La sicurezza è un aspetto fondamentale; se da questa rivoluzione del mondo del lavoro dovesse uscire uno scenario poco sicuro, ne avremmo dei danni incalcolabili.
Mi spiego meglio.
Oggi le aziende hanno protetto la loro rete aziendale (sistemi anti intrusione, firewall, anti malware ecc.) un po’ per consapevolezza ed un po’ perché obbligati dal GDPR. I lavoratori da remoto, NO! Pertanto tutte queste persone possono diventare, inconsapevolmente, dei veicoli da utilizzare per introdursi nelle reti aziendali e non mi sembra il caso di dirvi quali possono essere le conseguenze.
Le apparecchiature/programmi sicuramente più vulnerabili, sono le seguenti:

  • Router del tele lavoratore
  • Applicazione usata per l’accesso alla rete aziendale
  • Sistema di protezione del computer usato dal tele lavoratore
  • Utilizzo (promiscuo) del computer del tele lavoratore

Tutti questi aspetti meritano un approfondimento accurato che porti al risultato di una connessione il più possibile sicura (la sicurezza assoluta non l’avremo mai) e che, parimenti, ponga l’azienda al riparo da eventuali richieste danni per problemi causati a terzi, susseguenti all’introduzione di malware nella rete aziendale.

CONTRATTUALISTICA

Come dicevamo prima i contratti da stipulare tra l’azienda ed il telelavoratore devono necessariamente essere diversi a seconda delle apparecchiature utilizzate. Oggi la normativa si preoccupa di molti aspetti alcuni, a mio giudizio, assolutamente irrilevanti (ad esempio “in caso di telelavoro prestato all’aria aperta, fare attenzione all’esposizione solare!!!”). Ritengo che il tele lavoratore sia assolutamente consapevole del rischio di scottarsi… e se invece preferisce prendersi un’insolazione sarà un problema suo! Sia ben chiaro: so perfettamente che la norma va inserita per motivi di legge; é proprio la legge che mi sembra ridicola ma questo é solamente un mio punto di vista …
Altri invece più consoni (computer protetto da password e non accessibile a terzi; documenti archiviati in dossier riposti in un armadio chiuso a chiave ecc.).

Non si preoccupa però della sicurezza, aspetto che a mio giudizio è assolutamente prioritario.

Ne deriva che il contratto stipulato tra azienda e tele lavoratore debba evidenziare questi aspetti e distribuire le responsabilità tra le parti come è logico che sia.

Ovviamente non c’é lo solo lo Smart Working

E’ possibile che le aziende debbano svolgere dei lavori presso i loro clienti ma che ci sia poca disponibilità alla trasferta. Questo può capitare per diversi motivi: in primis per evitare contatti non necessari ma anche per ridurre i costi di intervento.

Da tempo, con l’introduzione della realtà aumentata, queste attività sono possibili. In un primo tempo sono state pensate per chi dovesse fare assistenza a macchine/impianti ma il campo di utilizzazione si ampia ogni giorno di più (un mio cliente lo sta utilizzando per eseguire Audit di verifica qualità/conformità).

E poi ci sono i processi di dematerializzazione, sia interni che dei contratti da stipulare con le controparti (clienti e/o fornitori). La possibilità di firmare i contratti da remoto, utilizzando le diverse modalità di firma digitale, rende valido (a differenza di un pdf firmato e trasmesso in copia …) ogni atto fra le parti.

Personalmente spero che questa rivoluzione sia foriera di novità positive in tutti gli ambiti;

  • per l’ambiente, che venga posto al centro di questo momento storico e che ogni nuova iniziativa, pur rilanciando il lavoro, non ricrei i problemi di inquinamento che abbiamo vissuto negli ultimi tempi.
  • per l’umanità, che possa coniugare lavoro e tempo libero in uno stile di vita “a misura d’uomo”.
  • per le aziende, che possano diminuire i costi di gestione e migliorare i loro flussi aziendali.

Mi auguro che quanto sopra indicato possa servire a stimolare un dibattito che possa ulteriormente arricchire questo scritto; siamo in un momento epocale dove la modalità con cui si effettua il lavoro sta cambiando e ritengo che tutti noi possiamo /dobbiamo contribuire affinché il cambiamento sia il migliore possibile.

I commenti possono essere lasciati nello spazio sottostante; se invece preferite un contatto diretto scrivetemi a: w.selvo@internetsoluzioni.com

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